Facturación electrónica: cómo elegir proveedor

Hay una parte de la facturación electrónica que casi nunca se explica y que después define cómo vas a trabajar los próximos años: tu empresa no le emite a la DGI directamente. Emite a través de un proveedor autorizado que hace de puente. Vos le mandás el comprobante, él lo firma, lo presenta y te devuelve la respuesta.

Eso significa que elegir proveedor no es elegir un precio. Es elegir de quién va a depender que puedas facturar mañana a las nueve de la mañana.

En INDATA integramos tres proveedores distintos, con tres formas distintas de trabajar. Lo que sigue es lo que aprendimos haciéndolo, ordenado como preguntas para hacer antes de firmar.

¿Me das una API o solo un panel web?

Es la pregunta que más plata ahorra y la que menos se hace.

Si el proveedor solo te da un panel donde alguien carga las facturas a mano, tu sistema de gestión y tu facturación van a vivir separados para siempre. Alguien va a estar copiando datos de un lado al otro todos los días, y ahí es donde aparecen los errores.

Si te da una API, tu sistema puede emitir solo: se cierra la venta y el comprobante sale sin que nadie toque nada. Preguntá si la API está documentada, si hay ambiente de pruebas y si podés emitir desde tu propio software o estás obligado a usar el de ellos.

¿Qué pasa cuando ustedes se caen?

Se van a caer. Todos se caen alguna vez. La pregunta no es si pasa, es qué hacés vos ese día.

Concretamente: ¿tu sistema encola los comprobantes y los reintenta cuando el servicio vuelve, o el vendedor se queda parado frente al cliente? La diferencia entre esas dos situaciones no la define el proveedor: la define cómo esté construido tu sistema. Pero necesitás saber de antemano cuánto suele durar una caída y si te avisan.

¿Puedo consultar lo que ya emití?

Emitir es la mitad. La otra mitad es poder preguntar después.

Vas a necesitar reconstruir qué se emitió un día determinado, encontrar un comprobante puntual, o cruzar lo que dice tu sistema contra lo que quedó realmente presentado. Si el proveedor no te deja consultar por API, esa conciliación la vas a hacer a mano, y cuando aparezca una diferencia no vas a tener forma de saber cuál de los dos lados tiene razón.

¿Qué pasa si me quiero ir?

Preguntá qué te llevás. Los comprobantes emitidos son tuyos, pero eso no significa que te los den en un formato que puedas usar.

Un proveedor que te entrega tus documentos de forma ordenada cuando te vas es un proveedor que confía en que no te vas a ir. El que te lo pone difícil te está diciendo algo.

¿Los tipos de comprobante que necesito están todos?

No todas las empresas emiten lo mismo. Un comercio que le vende al público no maneja los mismos documentos que quien le factura a otra empresa, y las notas de crédito, los remitos o las operaciones de exportación tienen su propio tratamiento.

Hacé la lista de lo que tu empresa emite hoy en papel, incluidas las excepciones raras que aparecen dos veces al año, y verificá que estén todas contempladas. Esas excepciones son las que después no se pueden resolver y terminan siendo un proceso manual paralelo.

El proveedor no es el sistema. Es un servicio del que tu sistema depende. Cuanto más claro tengas esa frontera, mejores decisiones vas a tomar.

Una advertencia sobre el precio

El costo por comprobante importa menos de lo que parece. Lo que importa es cuántas horas por mes te va a costar operar ese proveedor.

Un proveedor barato que obliga a que alguien cargue las facturas a mano sale mucho más caro que uno que se conecta a tu sistema y no necesita a nadie. Ese cálculo casi nunca se hace, y es el único que cambia el resultado.

Cómo lo vemos nosotros

Construimos sistemas de gestión que emiten comprobantes electrónicos como una parte más de la operación: se cierra la venta y el comprobante sale. Trabajamos con más de un proveedor a propósito, para que la empresa elija el suyo y no al revés.

Si estás por tomar esta decisión y querés conversarla con alguien que ya la tomó tres veces, escribinos.